Sprint 1: Onderzoek
...

Onderzoek

In sprint 0 werd er al zodanig onderzoek gedaan om een gerichte hoofdvraag op te stellen. In deze sprint, de onderzoeks sprint, wordt het onderzoek voortgezet om een juiste toepassing te vinden voor het ontwikkelen van een gebruiksvriendelijk en toekomstgericht intranet.

Ik onderzocht in het beginstadium het onderwerp communicatie waarbij ik de nadruk legde op de communicatie binnen een organisatie. Uit dit onderzoek kon ik concluderen dat de interne communicatie van groot belang is voor een bedrijf. Als er intern goed wordt gecommuniceerd dan wordt er een sterke en hechte organisatiecultuur ontwikkeld. Deze sterke cultuur zorgt voor een goede identiteit die doorvertaald kan worden naar een goed imago voor het bedrijf. Andersom gaat dat moeizamer. Het is namelijk moeilijk als een organisatie een boodschap naar buiten te brengen die binnen niet wordt gedragen.

Met dit in het achterhoofd ben ik gaan onderzoeken hoe een organisatie kan zorgen voor een prettige interne communicatie. Interne communicatie is alle communicatie die plaatsvindt binnen een organisatie. Dat betekend dat naast de informatieoverdracht van het management naar de medewerkers (top-down) ook de onderlinge communicatie tussen collega’s gezien wordt als interne communicatie. Om deze informatie- en kennisoverdracht efficiënter te laten verlopen kan er een intranet ontwikkeld worden.

Intranet

Een intranet is een informatieve website die de interne communicatie van een onderneming kan optimaliseren door te dienen als een efficiënte informatiebron en naslagwerk voor alle medewerkers binnen een bedrijf. Er zijn drie verschillende soorten van een intranet: een traditioneel intranet, sociaal intranet en een digital workspace. Het traditionele intranet heeft als hoofddoel het informeren van medewerkers waarbij er geen interactiemogelijkheden zijn. De sociale aspecten ontbraken nog in deze vorm en dat social media aspect zie je terug in de resterende vormen sociaal intranet en digital workplace. Door de jaren heen zijn de meesten intranet systemen doorontwikkeld tot een online omgeving waar in teams gewerkt kan worden, gemakkelijk informatie kan delen d.m.v. een chatfunctie en het delen van interessante projecten en nieuwsberichten en dat allemaal binnen een omgeving.

Analyse Einstein

Na een aantal weken van onderzoek heb ik het intranet systeem van Sogeti genaamd Einstein ook beter leren kennen. Het was daarom tijd om dit platform te analyseren en te vergelijken met de informatie die ik eerder had gevonden.

Einstein is een traditioneel intranet waar alleen maar top-down wordt gecommuniceerd. Er is dus geen mogelijkheid tot interactie wat tegenwoordig wat ouderwets is. Daarnaast is het gehele platform verouderd, dat is te zien aan de user-interface die totaal niet gebruiksvriendelijk is. Het werkt allemaal wel maar niet zoals je verwacht van een intranet in 2019. Omdat ik het intranet al een aantal weken gebruikte en er in mijn omgeving nog veel te leren viel kon ik ook concluderen dat het opzoeken van nieuws niet te besteden is aan het intranet. Het vragen aan een collega om informatie omtrent een bepaald onderwerp is efficiënter dan het opzoeken van deze informatie op Einstein. Raar aangezien juist een intranet is bedoeld om de informatie uitwisseling efficiënter te maken.

Interviews

Na het hebben van een goede indruk van het internet ben ik interviews gaan doen om de doelgroep in beeld te brengen. Daarnaast was het de bedoeling om achter de ervaringen van de medewerkers te komen die zij met het intranet hebben. Tot slot vroeg ik om de belangrijkste functies omtrent het intranet. Hieruit kwam een zestal functionaliteiten die zeker in het herziene intranet terug moeten komen. De mening die ik eerder had gevormd in mijn eigen analyse werd bevestigd door de interviews die ik had afgenomen. Hieruit kon ik concluderen dat vooral het opzoeken van informatie en het benaderen van het systeem als minst prettig werd ervaren. Daarnaast miste een functionaliteit om op de hoogte te blijven van collega’s en andersom.

Doelgroep

...

Concurrenten

Om een beeld te krijgen van de mogelijke oplossingen omtrent een intranet, onderzocht ik verschillende werkende producten. Het viel mij op dat geen van deze producten de vorm van een traditioneel intranet hanteerde. Dat betekend dat alle producten enige vorm van inspraak of interactie vanuit de gebruiker mogelijk maakte. Naast de giganten Sharepoint van Windows en Workplace van Facebook heb ik ook oplossingen dichter bij de deur onderzocht zoals Plek en Embrace. Geen van deze producten sloten aan bij de eisen van Sogeti om hun eigen infrastructuur te verwerken in de applicatie. Wel zijn er door dit onderzoek verschillende functionaliteiten verkend die in een nieuw intranet voor Sogeti verwerkt kan worden.