Sprint 1: Onderzoek
Hoe kan het probleem worden opgelost en welke informatie is daarvoor nodig?

In sprint 0 werd er al zodanig onderzoek gedaan om een gerichte hoofdvraag te definiëren. In deze sprint, de onderzoeks sprint, werd het onderzoek voortgezet om een juiste toepassing te vinden voor het ontwikkelen van een gebruiksvriendelijk en toekomstgericht intranet.

In het begin van de sprint onderzocht ik het onderwerp communicatie om beter te begrijpen hoe mensen met elkaar communiceren. In dit onderzoek legde ik de nadruk op de communicatie binnen een organisatie omdat dit meer binnen de scope van mijn opdracht lag. Uit dit onderzoek kan ik concluderen dat de interne communicatie van groot belang is voor een bedrijf. Als er intern goed wordt gecommuniceerd dan wordt er een sterke en hechte organisatiecultuur ontwikkeld. Deze sterke cultuur zorgt voor een goede identiteit die doorvertaald kan worden naar een goed imago voor het bedrijf. Andersom gaat dat moeizamer. Het is namelijk moeilijk om als organisatie een boodschap naar buiten te brengen die binnen niet wordt gedragen.

Met dit in het achterhoofd ben ik gaan onderzoeken hoe een organisatie kan zorgen voor een prettige interne communicatie. Interne communicatie is alle communicatie die plaatsvindt binnen een organisatie. Dat betekend dat naast de informatieoverdracht van het management naar de medewerkers (top-down) ook de onderlinge communicatie tussen collega’s wordt gezien als interne communicatie. Ik kwam erachter dat een intranet de overdracht van kennis en informatie, efficiënter en gemakkelijker kan maken. Naast het ontwikkelen van een intranetzijn er nog meer manieren waarop de interne communicatie verbeterd kan worden. Hierover meer in de literatuurstudie.

Intranet

Ik onderzocht het onderwerp intranet om beter te begrijpen waarom een intranet is ontstaan en hoe het invloed kan hebben op de interne communicatie. Een intranet is een informatieve website die de interne communicatie van een onderneming kan optimaliseren door te dienen als een efficiënte informatiebron en naslagwerk voor alle medewerkers binnen een bedrijf. Het doel van een intranet is om het uitwisselen van informatie efficiënter te maken waardoor samenwerking wordt bevorderd en doelen gemakkelijker worden bereikt. Het intranet kent drie verschillende soorten intranet: een traditioneel intranet, sociaal intranet en een digital workspace. Een traditionele intranet is de eerste vorm van een intranet dat men kent. Deze vorm had als doel om de medewerkers te informeren. Er bestaat in deze vorm nog geen interactiemogelijkheid wat betekent dat het een top-down structuur heeft waarbij managers informatie zenden naar de medewerkers. Een sociaal intranet voegt aan het traditioneel intranet, de sociale aspecten toe. Dit maakt het mogelijk dat niet alleen de managers bijdragen aan het intranet maar ook de medewerkers. Door het toevoegen van deze sociale functionaliteiten kan er informatie uitgewisseld worden. Hierbij kun je denken aan het delen van interessante projecten en nieuwsberichten met collega’s, het gemakkelijk contacteren van collega’s via een chat en het samenwerken binnen een groep. Door de jaren heen is een traditioneel intranet doorontwikkeld tot een sociaal intranet waar iedereen samenwerkt om persoonlijke- en organisatiedoelen te behalen.

Een voorbeeld van een sociaal intranet ontwikkeld door Embrace

De laatste jaren gaan organisaties een stapje verder en creëren zij een digital workspace. Dit is een omgeving waarbinnen de medewerkers al zijn/haar dagelijkse werkzaamheden kan voltooien. Hierdoor hoeven de medewerkers niet meer buiten de omgeving te treden en kunnen al hun taken afgerond worden binnen één omgeving. Meer over het intranet en zijn verschillende vormen is de lezen in de literatuurstudie.

Analyse Einstein

Ik was inmiddels een aantal weken werkzaam binnen Sogeti en had naast mijn collega’s ook het intranet genaamd Einstein beter leren kennen. Ik had inmiddels ook genoeg kennis opgedaan om te weten wat een succesvol intranet is en wat niet. Het was daarom tijd om het huidige intranet te analyseren en te vergelijken met de data die ik had gevonden in mijn literatuurstudie.

Einstein is een traditioneel intranet waar top-down wordt gecommuniceerd. Dat betekend dat er geen mogelijkheid is tot interactie binnen het intranet, wat vrij ouderwets is. Naast het feit dat het intranet een ‘ouderwetse’ vorm hanteert, is ook de user-interface verouderd. Dit heeft als resultaat dat de functionaliteiten niet gebruiksvriendelijk zijn. De functionaliteiten werken wel maar niet zoals je verwacht van een intranet in 2019. Door de verouderde interface is het opzoeken van informatie moeilijk waardoor het lang kan duren voordat je de juiste informatie hebt gevonden. Het is dan vaak makkelijker om een collega te raadplegen met de desbetreffende vraag dan het benaderen van het intranet. Dat bleek ook uit de verdiepende interviews die na de analyse werden afgenomen. Dit is natuurlijk niet de bedoeling aangezien een intranet bedoeld is om de uitwisseling van informatie, efficiënter te maken.

Dit is het huidige intranet genaamd Einstein

Tot slot vergeleek ik alle functionaliteiten en maakte ik een lijst met de toptaken van Einstein. Dit zijn de functionaliteiten die het meest worden gebruikt op het intranet. Op basis van mijn analyse en resultaten uit de interviews zijn de volgende functionaliteiten als toptaken benoemt: WieisWie, mijnUrenbon, mijnDeclaratie (+ andere financiele zaken), mijnCursussen, mijnCV en mijnAanvragen

Interviews

Het doel van de verdiepende interviews was om ervaringen van de gebruikers over het intranet waar te nemen en eerder gevormde conclusies te bevestigen of weerleggen. Daarnaast was dit een manier om kennis te maken met de doelgroep en te kijken wat de wensen en behoefte omtrent een intranet zijn.

In het stuk over de analyse van Einstein werd al geconstateerd dat het opzoeken van informatie op het intranet niet efficiënt zou zijn. Daarnaast werd er een lijst weergeven waarin de toptaken van Einstein zijn beschreven. Dit zijn slechts twee conclusies die voortkwamen uit de verdiepende interviews. Hieronder zijn de belangrijkste conclusies op een rij gezet:

  • De meeste Sogetisten die gedetacheerd zijn krijgen een laptop van de klant. Dat betekend dat de laptop van Sogeti overbodig is en vaak niet meegenomen wordt naar de klant. Hierdoor kan het intranet (en e-mail) moeilijk bereikt worden waardoor de drempel om het intranet te benaderen hoog is. Hierdoor krijgt de professional weinig mee van wat er binnen de organisatie gebeurd. Dit heeft uiteindelijk weer invloed op de binding die de professional heeft met Sogeti. Dit is jammer aangezien de meeste Sogetisten zich gebonden voelen met de organisatie.
  • De meest frustrerende zaken rondom het intranet vinden de gebruikers het inloggen op Einstein, opzoeken van informatie en dat het mobiel niet toegankelijk is.
  • Er zijn binnen Sogeti veel verschillende communities opgezet die door de medewerkers als prettig worden ervaren. Deze communities zijn georganiseerd op verschillende platformen zoals Teams, Whatsapp en sommige hebben zelfs een eigen app ontwikkeld. Binnen deze communities delen zij interessante projecten en nieuwtjes omtrent hun expertise. Daarnaast is er de mogelijkheid om vragen te stellen wanneer je tegen problemen aanloopt. Hieruit kan geconcludeerd worden dat de vraag om een eigen community op te zetten of hieraan deel te nemen, aanwezig is. Echter heeft Sogeti organisatiebreed geen hulpmiddel om dit mogelijk te maken.

Meer informatie over de bovengenoemde opsomming is terug te vinden in het document ‘Verdiepende Interviews’. Mocht er behoefte zijn aan het luisteren van de audio bestanden dan kan dat hieronder.

Timestamps: Berend van Veendendaal > 00:00:27 | Dirk Norg > 00:34:40 | Luuk Maters > 00:50:43 | Robert de Jongste > 01:33:38 Wouter van Eekelen > 02:02:55 | Wouter Smit > 02:54:33 | Yvette Aendenroomer > 03:16:00

Doelgroepanalyse

Door het afnemen van de verdiepende interviews heb ik een goed beeld gekregen van de gebruikers van Einstein. Op basis van deze informatie heb ik een doelgroep kunnen definiëren en onderbouwen in de doelgroepanalyse.

Het intranet is beschikbaar voor alle medewerkers binnen de organisatie. Omdat het intranet niet aan de behoefte en wensen van iedere medewerker kan voldoen, is de doelgroep verder gespecificeerd. Om te beginnen zijn de Sogetisten verdeeld in twee groepen namelijk: young professionals en professionals. De young professionals zijn medewerkers die nog weinig ervaring hebben in het werkveld en jonger dan 31 jaar. De professionals zijn werknemers met 2+ jaar ervaring in het werkveld en/of 31 jaar of ouder. Vervolgens zijn beide groepen weer op te splitsen in Sogetisten die werkzaam zijn voor de klant ofwel gedetacheerd en Sogetisten die intern werkzaam zijn. Dit is belangrijk omdat zij beide in een andere omgeving werken en andere hulpmiddelen tot beschikking hebben. Omdat Sogeti een toekomstgericht en gebruiksvriendelijk intranet wil ontwikkelen is er gekozen om de gedetacheerde young professionals als hoofddoelgroep te nemen. Deze doelgroep bevindt zich in het mentality model onder de groep ‘Opwaartse Mobielen’. Het mentality model is gebruikt om de doelgroep nog beter te definiëren en meer te weten te komen over de eigenschappen en behoefte van de gebruikers.

Het mentality model dat is gebruikt in het defineren van de doelgroep

Om beter in de gedachte van de gedefinieerde doelgroep te kruipen zijn er drie persona’s ontwikkeld. De persona’s zijn ontwikkeld om tijdens het concepten en designproces terug te blikken op wat de gebruiker graag wil zien. Op deze manier kan er zo goed mogelijk ingespeeld worden op de behoefte en wensen van de gebruiker.

Een van de gemaakte persona's genaamd Timo Luesink

Bestaande oplossingen

Om mijzelf voor te bereiden op de concept sprint is er onderzoek gedaan naar bestaande producten die een oplossingen bieden voor het maken van een succesvol intranet. Het viel mij op dat geen van deze producten de vorm van een traditioneel intranet hanteerde. Dat betekend dat alle producten enige vorm van interactie hadden verwerkt in het (sociaal) intranet. Naast de welbekende producten zoals Sharepoint van Microsoft en Workplace van Facebook heb ik ook naar producten gekeken dichter bij de deur zoals Embrace en Speakapp. Echter heb ik moeten concluderen dat geen van deze producten de directe oplossing zal zijn voor het huidige probleem. Dat heeft vooral te maken met het feit dat Sogeti een eigen infrastructuur heeft ontwikkeld die niet te integreren is in deze bestaande producten. Wel heb ik inspiratie op kunnen doen voor verschillende functionaliteiten die een oplossing kunnen bieden op de hoofdvraag.

Het product van Google genaamd Workplace